Документационное обеспечение управления (делопроизводство)

ДОУ

Документационное обеспечение управления (делопроизводство)

48 часов (28 теория + 20 практика)

Баженова Нина Васильевна

Основные понятия и определения

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

На основе информации принимаются управленческие решения.

Информация может быть документированной (зафиксированная на бумаге или фотоносителе) и без документной (имеет звуковую форму).

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Официальный документ – документ созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Личный документ – документ, созданный лицом вне его служебной или общественной деятельности.

Функции документа:

а) общие (информационная, коммуникативная, социальная, культурная)

б) специальные (управленческая, правовая, историческая)

Краткая история развития делопроизводства

1 период – приказное делопроизводство (до 1712 года)

2 период – коллежское делопроизводство (до 1812 года)

3 период – министерское (исполнительное) делопроизводство (до 1917 года)

4 период – централизованное управление

ДОУ – отрасль деятельности, охватывающая вопросы документирования и организации работы с официальными письменными документами.

Документирования – процесс создания и оформления документов.

Организация работы с документами:

Основные части делопроизводства	Основные операции д\п	Внутренний документопоток	Исходящий документопоток	Входящий документопоток
Документирование	1) составление проекта документа	Да	Да	Нет
	2) согласование проекта с заинтересованными лицами	Да	Да	Нет
	3) проверка правильности оформления документа	Да	Да	Нет
	4) подписание или утверждение документа руководителем	Да	Да	Нет
	5) регистрация документа (дата, подпись)	Да	Да	Нет
Организация работы с документами	5) регистрация документа	Нет	Нет	Да
	6) рассмотрение документов руководителем (написание резолюции)	Нет	Нет	Да
	7) передача на исполнение	Да	Нет	Да
	8) контроль за исполнением	Да	Нет	Да
	9) исполнение документа	Да	Нет	Да
	10) формирование дел (подшивка)	Да	Да	Да
	11) текущее хранение дел и использование документов	Да	Да	Да
	12) экспертиза ценности документов (проверка сроков хранения)	Да	Да	Да
	13) оформление дел	Да	Да	Да
	14) передача документов на архивное хранение	Да	Да	Да
	15) уничтожение дел с истекшими сроками хранения	Да	Да	Да

Система делопроизводства – совокупность организационных, технических, информационных процедур, обеспечивающих получение, обработку, использование, отправку, хранение, уничтожение официальных документов.

Нормативно-правовая база

ФЗ РФ от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»

Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» 10.01.2002 №1-ФЗ

Закон РФ «О коммерческой тайне» 29.07.2004 №98-ФЗ

Закон РФ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» 02.05.2006 №59-ФЗ

«О персональных данных»

ГОСТ Р.ИСО 15489-1.2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования»

ГОСТ Р 6.30.2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. №536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

Состав управленческих документов

Среди документов выполняющих управленческую функцию большое значение имеет организационно-распорядительная документация (ОРД) в состав которой входят:

организационные документы (устав, учредительный договор, штатное расписание, положения, инструкции, рекомендации, правила)

распорядительные (обязательны для исполнения – приказы, распоряжения, указания, постановления, решения)

информационно-справочная документация (письма – докладные, служебные и объяснительные записки, акты, протоколы, справки по основной деятельности и личного характера)

документация по личному составу (заявление, трудовой договор, приказ по личному составу, характеристика, автобиография)

Унификация и стандартизация в делопроизводстве. Классификация документов.

Унификация – установление единого комплекса разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Унифицированная система документации – совокупность унифицированных форм документов, средства их ведения, нормативно-методические материалы по их разработке и применению. Формы документов обеспечивают документированное представление данных в хозяйственной деятельности.

Унифицированная форма документов – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Стандартизация – деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования.

Классификация документов.

Классификация документов – деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

- по видам деятельности (система ОРД, система банковской документации, система отчетно-статистической документации)

- по месту составления (внутренние, внешние)

- по содержанию (простые, сложные)

- по способу создания (письменные, графические, фоно-фото-кино-аудиодокументы)

- по происхождению (личные, служебные)

- по форме (табличные, текстовые, анкетные, трафаретные)

- по наименованию (приказ, письмо, справка, акт)

- по форме изложения материала (типовые, примерные, индивидуальные)

- по юридической силе (подлинные, подложные)

- по срокам хранения (временного срока хранения, постоянного срока хранения)

- по стадиям создания (подлинники, копии)

Подлинник (оригинал) – документ, оформленный с учетом требования ГОСТа

Копия – точное воспроизведение подлинника.

Копии бывают – факсимильные и свободные.

Факсимильная копия – содержит все реквизиты документа и отображает особенности их изготовления (ксерокс, факс).

Разновидность копий:

- отпуск (копия исходящего документа, остающаяся в учреждении)

- дубликат (копия, выдается в случае утраты подлинника, имеет юридическую силу подлинника)

- выписка (копия, воспроизводящая какую-либо часть оригинала, заверенная в установленном порядке)

Требования к оформлению документов.

Формуляр-образец – модель построения документа устанавливающая область применения, форматы бумаги, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки, основные реквизиты.

Реквизиты – обязательный элемент официального письменного документа.

Формуляр документа – набор реквизитов расположенный в определенной последовательности.

Область применения – ГОСТ распространяется на ОРД.

Форматы бумаги: А4 – 210*297, А5 – 149*210, А3 – 297*420

Размеры полей – левое – не меньше 20 мм, правое не меньше 10 мм, верх-низ 20 мм.

Требования к построению конструкционной сетки:

- рабочее поле делится на 8 частей

- положение табулятора (8 штук)

Нулевое – левое поле.

Первое – 1,25 см, оформление красной строки.

Второе – 4 см, регистрационный номер, «от», ссылка на номер и дату входящего документа, переменную информацию во вводной части акта и протокола.

Третье – 6 см, личная подпись, оттиск печати.

Четвертое – 8 см, адрес, резолюция.

Пятое – 10 см, гриф утверждения, отметка о постановке на контроль, отметка о поступлении документа.

Шестое – 12 см, подпись, расшифровка подписи.

Седьмое – 14 см, отметка о заверении копии, копия.

- основные реквизиты:

Реквизит 01 – государственный герб Российской Федерации (помещают на бланках документов в соответствии с ФЗ «О государственном гербе РФ»)

Реквизит 02 – герб субъекта Российской Федерации (на бланках в соответствии с правовыми актами РФ)

Реквизит 03 – эмблема организации или товарный знак (на бланках организации в соответствии с уставом)

Реквизит 04 – код организации (ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и организаций)

Реквизит 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (проставляют в соответствии с документами выдаваемыми налоговыми органами)

Реквизит 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП, проставляют в соответствии с документами выдаваемыми налоговыми органами)

Реквизит 07 – код формы документа (проставляют по ОКУД - общероссийскому классификатору управленческой документации)

Реквизит 08 – наименование организации, являющейся автором документа (должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах)

09 - справочные данные об организации (почтовый адрес – улица, дом, корпус, офис, город, индекс, страна);

Закрытое акционерное общество

«ЕВРОСЕРВИС»

Лесная ул.67, Москва, 124835

10 - наименование вида документа (П Р И К А З, А  К  Т, докладная записка);

11 - дата документа (2009.04.05, 03 октября 2009, 03.10.2009);

12 - регистрационный номер документа (№145/03-12) порядковый номер, номер структурного подразделения, номер дела по номенклатуре;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо инициативное, то не заполняется, если письмо ответное, то указывается дата и номер документа на который дается ответ);

14 - место составления или издания документа (указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации");

15 – адресат;

В качестве адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.1

При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже.2

Например:

            ЗАО "Термика"

При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации.

Например:

            ЗАО "Термика"

            Управление производства и внедрения информационных систем

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.3

Например:

            Администрации районов

           Московской области

При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел.

Например:

            Генеральному директору

ЗАО "Термика"

А.Г. Цицину

или

            ЗАО "Термика"

Генеральному директору

А.Г. Цицину

16 - гриф утверждения документа;

реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.3

17 - резолюция;

реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.1

Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.2

Например:     

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект

договора с ЗАО "Термика" к 05.04.2009

Личная подпись

Дата

18 - заголовок к тексту;

реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

19 - отметка о контроле;

реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

20 - текст документа;

информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

21 - отметка о наличии приложения;

реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющий основной документ.

Отметку о наличии приложения (реквизит 21), названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.2

Например:

Приложение:            

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

22 - подпись;

реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

В состав реквизита "Подпись" (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

23 - гриф согласования документа;

реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф согласования (реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

коммерческий директор

ЗАО "Термика"

Личная подпись                 Е.Н. Ярославцева

Дата

24 - визы согласования документа;

реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа).

Согласование документа оформляют визой согласования (реквизит 24) документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись     А.С. Орлов

Дата

25 - оттиск печати;

устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Оттиск - изображение клише печати на бумаге.

Оттиск печати (реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

26 - отметка о заверении копии;

реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Например:

Верно

Инспектор службы кадров       Левченко          Т.С. Левченко

06.04.2009

27 - отметка об исполнителе;

реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.

Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

В.А. Жуков

924 45 67

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Например:

Отправлен факс от 09.04.2009 № 12

В дело № 05-10

Личная подпись

Дата

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30 - идентификатор электронной копии документа.

Идентификатором электронной копии документа (реквизит 30) является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Информационно-справочная документация.

1) деловое письмо – обобщенное название различных по содержанию документов пересылаемых по почте.

а) инициативное  (письмо-сообщение, письмо-просьба, сопроводительное письмо, гарантийное письмо, письмо-предложение (оферта))

б) ответное письмо (отказ, акцепт – ответное письмо на оферту)

Формуляр делового письма

Письма, оформленные на бланке для писем, в состав которого входят наименование организации, справочные данные, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, дата, регистрационный номер, ссылка на номер и дату, адресат, заголовок, текст, отметка о наличии приложения, подпись, отметка об исполнителе.

2) докладная записка – записка адресованная данной или вышестоящей организации с обстоятельствами изложения какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладная записка может быть – инициативной, информационной, отчетной.

Формуляр докладной записки

Докладная записка – записка, оформленная на общем бланке в состав которого входят – наименование организации, вид документа, дата, регистрационный номер, место составления, адресат, заголовок, текст, отметка о наличии приложений, подпись, отметка об исполнителе.

3) объяснительная записка – документ, поясняющий основные положения отдельных частей текста или объясняющая причину не выполнения какого-либо распоряжения или правил поведения.

Объяснительная записка оформлена на общем бланке или на чистом листе бумаги формата А4 в рукописном или компьютерном виде.

4) справка – документ, содержащий описание или подтверждения какого-либо факта или события.

Виды:

А) по основной деятельности

Б) личного характера

1) оформлена на общем бланке, аналогично докладной записке.

2) содержит реквизиты адресат (если известно точное наименования учреждения, если не известно, то пишется – справка дана для предъявления по месту требования), текст (начинается с указания ФИО в именительном падеже), оттиск печати, подписи (подписывают 2 лица – руководитель учреждения и сотрудник, работающий с личными делами, при указании финансовых вопросов подписывают – руководитель учреждения + сотрудник бухгалтерии).

Составление и оформление акта

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Формуляр акта состоит из:

бланка общего вида в состав входят – наименование учреждения, вид документа, дата, регистрационный номер, место составления.

Заголовок отвечает на вопрос – акт чего? О чем?

Текст состоит из 2 частей – вводной и основной. Вводная включает в себя постоянную и переменную информацию, которая оформлена от левого поля и второго положения табулятора. Констатирующая часть заканчивается указанием количества составленных экземпляров и местом их нахождения.

Акт подписывают все члены комиссии без указания должностей.

Гриф утверждения.

Если были присутствующие, то оформляется виза ознакомления.

Датой акта является дата актируемого события.

Организационные и распорядительные документы.

Распорядительные документы – приказ, распоряжение, постановление, указание, решение.

Распорядительные документы – отражают управленческие решения, принятые руководителем. Издаются в целях регулирования и координации деятельности организации. С помощью этих документов разрешаются проблемы, возникающие в сфере управления.

Подготовка распорядительных документов включает:

- изучение существа вопроса

- подготовка проекта

- согласование проекта

- подписание документа

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, действующий на основе единоначалия, в целях разрешения всех основных или оперативных задач, стоящих перед данным предприятием.

По содержанию приказы делятся: по основной деятельности, по личному составу.

Указание – правовой акт, издаваемый органами государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанными с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего учреждения.

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для решения оперативных вопросов.

Решение – распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (совет директоров). Оформляется на бланке органа управления. Распорядительная часть начинается со слов «РЕШИЛ».

Составление и оформление протокола.

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятые решения по ним на собраниях, заседаниях, совещаниях коллегиального органа.

Протоколы могут быть полными и краткими.

Формуляр протокола:

Протокол оформляется на бланке общего вида с продольным расположением реквизитов.

Заголовком в протоколе является наименования коллегиального органа.

Текст протокола состоит из вводной и констатирующей части (вводная – содержит постоянную и переменную информацию, от левого поля и 2 положения табулятора, при указании присутствующих необходимо знать, что если больше 10 человек, то указывают количество, в скобках пишут «список прилагается»).

Отметка о наличии приложений.

Подписи – председатель собрания, секретарь собрания.

Выписка из протокола – копия части протокола, которая содержит наименование организации, вид документа (выписка), дата, номер, место составления, заголовок, повестку дня, обсуждение вопроса, председатель и секретарь, указанные в подписи не расписываются так как выписка оформляется следующим образом – верно Секретарь 30.01.2009 (от руки) Н.А.Иванов.

Составление и оформление договоров.

Договор – документ, представляющий собой соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении, прекращении гражданских прав и обязанностей.

Заключение договора начинается с предложения его заключить, то есть с направления оферты.

Принятие предложения оформляется акцептом.

Составление и оформление доверенности.

Доверенность – документ, удостоверяющий факт временной передачи полномочий на осуществление каких-либо действий (деятельности) от одного лица другому.

Доверенность – официальный документ (полномочия оформляются юридическим лицом). При оформлением предприятием доверенности своему полному представителю в документе указывается – ФИО доверенного лица, наименование должности доверенного лица, вид действий на совершение которых уполномочено доверенное лицо, образец подписи доверенного лица, срок действия доверенности.

Доверенность от имени юридического лица выдается на право совершения юридически значимых действий.

Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы должна быть удостоверена нотариально.

Коммерческие письма.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении договоров и контрактов. Они представляют собой:

- обращение покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию об услугах, товарах.

- обращение продавцов к покупателям, которое имеет рекламный характер и рассматривается как вид рекламной деятельности.

1)      Рекламное письмо – деловое письмо, предлагающее товары или услуги, стимулирующее интерес к товару и желание его приобрести.

2)      Письмо запрос – коммерческий документ, оформленный как письмо, являющееся обращением покупателя к продавцу с просьбой дать подробную информацию о товаре.

3)      Предложение (оферта) – письмо, направляемое продавцом покупателю с предложением товаров и услуг и намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу. Ответ лица, которому адресована оферта, о ее принятии признается акцептом.

Составление, оформление претензии и ответа на нее.

Претензия – документ о нарушении контрактных обязательств, содержащий требование о возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства.

Составление и оформление искового заявления.

Иск – обращение в суд заинтересованного лица с требованием о защите нарушенного или оспариваемого субъективного права или охраняемого законом интереса путем разрешения в суде спора о праве.

Истец – лицо, которое обращается с исковым требованием к суду по поводу защиты своего субъективного права.

Ответчик – лицо, которому предъявляется через суд исковое требование.

Организация работы с документами (ищите в тетрадях).

Good Luck!